Cómo equilibrar los cajones de efectivo de forma rápida y precisa

Para operar un negocio exitoso, el efectivo disponible es fundamental. Muchos dirán que el efectivo está a punto de desaparecer, y aunque eso podría ser cierto algún día en el futuro, todavía queda un largo camino por recorrer. Muchas personas todavía operan utilizando principalmente efectivo y los clientes esperan poder usar efectivo para pagar sus compras dondequiera que vayan.

Eso hace que equilibrar su cajón de efectivo sea una tarea comercial necesaria. Si bien no es el aspecto más agradable de operar una empresa, es fundamental que sus cajones de efectivo estén correctamente equilibrados. Esta tarea puede llevar mucho tiempo, pero no tiene por qué serlo. Puede aprender a acelerar el proceso manteniéndose organizado, equilibrando rutinariamente y utilizando los datos del software tienes disponible.

Cuando se equilibra de manera correcta y regular, sus cajones de efectivo siempre tendrán suficiente dinero para que sus empleados pasen por sus turnos sin interrumpir las operaciones o afectar negativamente el servicio.

Para mantener la rentabilidad, cada cajón de efectivo debe estar equilibrado al final de cada turno. Si eso es demasiado frecuente y no tiene el ancho de banda para hacerlo, al menos asegúrese de equilibrar su caja de efectivo al final de cada día.

Equilibrar los cajones de efectivo de forma rápida y precisa es un arte, pero se puede aprender. Aquí están algunas sugerencias:

El efectivo disponible y la cantidad que deben tener las empresas es esencial para administrar una empresa de manera rentable. La cantidad de efectivo disponible en los cajones de efectivo es una parte vital de esto. Los minoristas deben tener suficiente dinero en efectivo en el cajón para que un empleado complete un turno completo. 

Asignar una persona por cajón de efectivo

Puede salirse con la suya con un cajón de efectivo en todo el piso, pero no se recomienda. Cuantas más personas tenga operando su cajón de efectivo a la vez, más difícil será identificar quién es responsable cuando los recuentos se agoten.

Cuando tiene un empleado operando cada cajón, puede aumentar la responsabilidad. Sí, es posible que se sienta inclinado a confiar en su personal, y estaría en lo cierto. Se puede confiar en la mayoría de los empleados. Pero también tiene un negocio que operar, y el robo de empleados ocurre. Tiene sentido responsabilizar a los empleados cuando se trata de manejar efectivo. Garantizará recuentos precisos al final de cada turno y encontrará menos problemas en el futuro.

Cuente el efectivo al comienzo del día

Muchos asumen que el conteo de efectivo solo ocurre cuando equilibras el cajón de efectivo al final de cada día.

Falso.

Es importante comenzar todos los días sabiendo lo que ya está en la caja. Necesita una base sólida de efectivo en su caja registradora al comienzo de cada día para asegurarse de tener suficiente para cubrir sus operaciones. Este es otro acto de equilibrio. Demasiado poco y sus empleados podrían terminar quedándose sin efectivo a mitad del turno y provocando retrasos. Demasiado y aumenta la probabilidad de robo por parte de los empleados.

Como nota: es una buena idea asegurarse de tener también el cajón de efectivo del tamaño correcto.

Depositar efectivo durante los turnos

Durante un turno ajetreado, es normal que la registradora se desorganice un poco, con demasiados $20 y no suficientes sencillos, o viceversa. Ordenando regularmente el cajón de efectivo a lo largo del día puede ayudar a garantizar que su registro sea saludable cuando llegue el momento del conteo final.

Deposite efectivo durante los períodos lentos para tener suficiente a mano cuando el negocio se recupere y cuente lo que está presente. Asegúrese de eliminar la diferencia de su conteo matutino, no sea que termine contando dos veces. También es útil que dos personas estén presentes para este proceso. Esto ayuda a garantizar una mejor precisión y una mayor responsabilidad.  

A continuación, extraiga el informe de POS de cada cajón.

Ya sea que balancee su caja de efectivo al final de cada día o al final de cada turno, necesitará tener datos precisos a mano para comparar sus recuentos. Extraiga el informe del punto de venta cada vez que cierre la caja registradora. Abre el cajón y retírate a un lugar discreto de la tienda para contar. Deberá verificar los recuentos a fondo, así que asegúrese de tener suficiente tiempo.

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Cuente el efectivo de cada cajón en una ubicación discreta

Primero, realice el recuento físico. Haga un recuento de la suma total de todas las monedas, billetes y recibos del PDQ, y compare esos números con el total del informe. No es inusual tener una pequeña escasez de efectivo o una pequeña discrepancia. A menudo, con un segundo recuento, estos desaparecerán. Si no se han cometido errores cuando los empleados dieron a los clientes su cambio, todo debería cuadrar.

Identificar y resolver discrepancias

Sin embargo, si encuentra una escasez importante, querrá revisar los datos de su POS nuevamente. La mayoría de las discrepancias se deben a un simple error humano y no son nefastas. Busque escasez y exceso. Los excedentes significan que los clientes probablemente fueron estafados, que es algo que querrá analizar, en caso de que necesite ofrecer a algunos empleados un poco de capacitación adicional. Otras discrepancias podrían significar que el efectivo se perdió, fue robado o contado incorrectamente.

Para resolver esto, realice un recuento de todo el efectivo, cheques, cupones y recibos de tarjetas de crédito. Si se queda corto, vuelva a verificar en y alrededor de la caja registradora y su cajón de efectivo por recibos faltantes. Revise sus transacciones de POS para ver si puede detectar algo que pueda faltar, como recibos. También es una buena idea asegurarse de tener a alguien que pueda registrar las discrepancias de efectivo en los estados de ganancias y pérdidas de las pequeñas empresas.

Registre las transacciones del cajón de efectivo

Sin embargo, si encuentra una escasez importante, querrá revisar los datos de su POS nuevamente. La mayoría de las discrepancias se deben a un simple error humano y no son nefastas. Busque escasez y exceso. Los excedentes significan que los clientes probablemente fueron estafados, que es algo que querrá analizar, en caso de que necesite ofrecer a algunos empleados un poco de capacitación adicional. Otras discrepancias podrían significar que el efectivo se perdió, fue robado o contado incorrectamente.

Para resolver esto, realice un recuento de todo el efectivo, cheques, cupones y recibos de tarjetas de crédito. Si se queda corto, vuelva a verificar en y alrededor de la caja registradora y su cajón de efectivo por recibos faltantes. Revise sus transacciones de POS para ver si puede detectar algo que pueda faltar, como recibos. También es una buena idea asegurarse de tener a alguien que pueda registrar las discrepancias de efectivo en los estados de ganancias y pérdidas de las pequeñas empresas.

Cómo puede ayudar Star

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