Software POS y Guía del Comprador de Sistemas

Invertir en un sistema de punto de venta (POS) es una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio, pero con tantas opciones en el mercado, ¿cómo determina qué hardware y software POS se adapta mejor a sus necesidades comerciales y su presupuesto?

Esta guía puede ayudarlo a encontrar el camino correcto para encontrar el sistema POS perfecto para su negocio.

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Paso 1: definir las necesidades comerciales

Nadie quiere perder tiempo y dinero en una solución POS que carece de las capacidades necesarias o que tiene características innecesarias que aumentan el precio. Para evitar comprar un sistema que no sea adecuado para su negocio, debe identificar los desafíos específicos que necesitará para su nuevo sistema POS.

Puede comenzar haciendo preguntas como:

  • ¿Las empresas sufren porque los clientes a menudo deben esperar en largas filas en el punto de venta?
  • ¿Los compradores con frecuencia salen de su establecimiento con las manos vacías porque no tiene la mercancía que desean?
  • ¿Pasa demasiado tiempo administrando empleados o tratando de descubrir por qué su volumen de ventas a menudo no coincide con sus niveles de inventario?
  • ¿Quieres atraer nuevos clientes?

Las respuestas lo ayudarán a identificar los puntos débiles que desea eliminar y los objetivos que desea alcanzar con un nuevo sistema POS. También considere la cantidad de tiempo que dedica a tareas relacionadas con las operaciones y si necesita el sistema POS para automatizar procesos. También puede considerar si necesita el sistema POS para respaldar iniciativas que puedan ayudarlo a hacer crecer su negocio.

Una vez que haya identificado claramente las necesidades de su negocio, investigue qué funciones de POS las abordan. La lista de las funciones que necesita que proporcione su nuevo sistema ayudará a reducir el campo de opciones cuando compre un nuevo sistema POS. Es probable que las soluciones que considere tengan una combinación de características "imprescindibles" y "agradables"; recuerde centrarse en lo que necesita, lo que puede ayudarlo a minimizar el costo del sistema. "Más" no es necesariamente mejor cuando se trata de soluciones tecnológicas.

Paso 2: establecer un presupuesto

Decida cuánto puede gastar su empresa en un sistema POS. Según la mayoría de las cuentas, la inversión promedio de la industria en sistemas POS representa del 2 al 3 por ciento del volumen anual de los minoristas, y del 1 al 1.5 por ciento del volumen anual de los operadores de restaurantes. Considere los costos continuos, como mantenimiento / actualizaciones de software, mantenimiento de hardware y soporte técnico.

Pregunta por las opciones de pago. Puede haber financiamiento disponible para ayudar con la considerable inversión de capital que realizará. También puede arrendar o arrendar hardware POS propio, lo que puede minimizar los costos iniciales, pero puede aumentar el costo total del sistema. Otra opción disponible para usted puede ser una oferta POS-as-a-Service, que proporciona su sistema, así como actualizaciones de software y actualizaciones del sistema, por una tarifa de suscripción para usar (en lugar de poseer) el sistema.

Al elegir entre estas opciones, siempre considere el costo total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversión (ROI). El precio de un sistema POS completo puede parecer alto, pero no olvide los ahorros financieros que tal sistema producirá a lo largo de su ciclo de vida al reducir los gastos de mano de obra, mejorar el control de inventario, la precisión de los pedidos y el seguimiento de efectivo, y poner un tapa en contracción. Un sistema POS completo también ayudará a aumentar la apuesta de ventas al facilitar más compromiso efectivo con el cliente y un mejor servicio al cliente, además de brindarle información en tiempo real sobre todos los aspectos de su operación.

Paso 3: compre software

Al considerar sus opciones, descubrirá que no todos solución de software es compatible con todo el hardware POS. Seleccionar su software primero evitará que su funcionalidad sea limitada.

Hay diferentes tipos de software entre los que puede elegir:

  • Nativo. El software POS nativo está instalado en su hardware POS. Es más fácil de personalizar que el software basado en la nube.
  • Software basado en la nube (Software como servicio o SaaS). En un modelo SaaS, el software se entrega a través de la nube, y usted paga por una suscripción mensual. Además, se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, lo que le brinda una mejor visibilidad y control sobre su operación. Personalizar este tipo de software puede ser difícil.
  • Software híbrido. Este software se puede ejecutar en línea en la nube o sin conexión.

Puede ser útil investigar los tipos de software POS que otras empresas como la suya están utilizando. Descubra a través de referencias o revisiones si estos minoristas o restauradores están contentos con el tipo de solución, la funcionalidad que brinda y los beneficios que las soluciones brindan a sus negocios.

También puede ser útil aprender sobre los proveedores de software POS que proporcionan el software, obteniendo información sobre el nivel de servicio al cliente que brindan y su experiencia trabajando con empresas en su mercado o industria. También considere si el proveedor es una compañía establecida, una que probablemente no cierre sus puertas y lo deje sin soporte para su sistema.

Una vez que haya creado una lista de soluciones POS para considerar para su negocio, es hora de organizar demostraciones. Usar la solución usted mismo le dará una idea de lo fácil que será para sus empleados aprender, usar de manera eficiente y descubrir si respaldará sus operaciones. Puede ser útil comparar características similares una al lado de la otra para llegar a una evaluación precisa de la mejor solución para su negocio.

Paso 4: Encuentra hardware compatible

El software POS que elija dictará el hardware POS que puede usar. En muchos casos, sin embargo, todavía habrá una serie de opciones para elegir. Algunas de las elecciones que debe hacer están relacionadas con la forma en que sus empleados utilizarán el sistema. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es el método de entrada preferido? Algunos operadores prefieren los teclados o una interfaz de escáner para la entrada de datos de punto de venta, mientras que otros prefieren una interfaz de pantalla táctil que facilite la entrada de datos más rápida y una capacitación más fácil para los nuevos empleados.
  • ¿Usarás POS móvil? La funcionalidad de punto de venta en una tableta u otro dispositivo móvil puede brindarle funciones de bus de línea, asistencia en el pasillo y pago en la mesa que pueden mejorar en gran medida la experiencia del cliente. Sus opciones incluyen agregar puntos de venta móviles a un sistema tradicional fijo o usar solo puntos de venta móviles.
  • ¿Qué periféricos son necesarios? Necesitas considerar impresoras, cajones de efectivo, almohadillas para PIN, lectores de tarjetas de pago y escáneres de códigos de barras, y seleccione el modelo que mejor se adapte a sus necesidades.
  • ¿Aceptarás todas las formas de pago? Asegúrese de que su nuevo sistema les brinde a sus clientes la capacidad de pagar por sus métodos preferidos. Ahora que EE. UU. Está migrando hacia pagos EMV, todos los nuevos sistemas POS deberían tener la capacidad de aceptar pagos con tarjeta chip. De lo contrario, puede incurrir en responsabilidad por los cargos fraudulentos de la tarjeta de pago. Considere también las tendencias que indican los tipos de pago emergentes. El uso de billetera móvil, por ejemplo, está ganando terreno. Para aceptar pagos de este tipo, necesitará soluciones POS que incluyan tecnología de comunicaciones de campo cercano (NFC).
  • ¿Qué diseño de terminal prefieres? Un diseño de terminal POS tradicional puede funcionar bien para su negocio. Sin embargo, si el espacio en el mostrador es limitado, es posible que desee considerar una solución más ergonómica con una huella más pequeña, como un configuración todo en uno que incorpora periféricos básicos (p. ej., impresoras, cajones de efectivo, lectores de tarjetas de crédito, almohadillas para PIN y pantallas de clientes) o un sistema POS de tableta. También encontrará opciones que son estéticamente agradables y no restan valor a la decoración de una tienda o al ambiente de un restaurante.

Al igual que lo hizo con los proveedores de software, descubra todo lo que pueda sobre los proveedores de hardware POS. Lea referencias y comentarios, y hable con otras empresas, preferiblemente similares a las suyas, que usan sus soluciones. También asegúrese de que la compañía brinde garantías y soporte técnico.

¿Necesita ayuda para navegar este proceso?

Elegir un nuevo sistema POS es una decisión importante, e investigar adecuadamente sus opciones y encontrar las soluciones correctas puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, los revendedores de valor agregado que se especializan en sistemas POS para Al por menor y restaurantes están listos para ayudarlo mientras considera las necesidades y desafíos comerciales que un sistema POS puede abordar, establecer un presupuesto y seleccionar las soluciones adecuadas para su negocio. También lo ayudarán a implementar el nuevo sistema y le brindarán capacitación y soporte técnico.

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