Comment équilibrer les tiroirs-caisses rapidement et avec précision

Pour exploiter une entreprise prospère, les liquidités disponibles sont essentielles. Beaucoup prétendront que l'argent liquide est en voie de disparition, et bien que cela puisse être vrai un jour dans le futur, c'est encore loin. De nombreuses personnes continuent de fonctionner en utilisant principalement des espèces, et les clients s'attendent à pouvoir utiliser des espèces pour payer leurs achats où qu'ils aillent.

Cela fait de l'équilibrage de votre tiroir-caisse une tâche professionnelle nécessaire. Bien que ce ne soit pas l'aspect le plus agréable de l'exploitation d'une entreprise, il est essentiel que vos tiroirs-caisses soient correctement équilibrés. Cette tâche peut prendre du temps, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez apprendre à accélérer le processus en restant organisé, en équilibrant régulièrement et en utilisant les données du Logiciel vous avez disponible.

Lorsqu'ils sont équilibrés correctement et régulièrement, vos tiroirs-caisses auront toujours assez d'argent en eux pour permettre à vos employés de passer leurs quarts de travail sans perturber les opérations ni affecter négativement le service.

Pour rester rentable, chaque tiroir-caisse doit être équilibré à la fin de chaque quart de travail. Si c'est trop souvent et que vous n'avez pas la bande passante pour le faire, assurez-vous au moins d'équilibrer votre tiroir-caisse à la fin de chaque journée.

Équilibrer rapidement et précisément les tiroirs-caisses est un art, mais cela s'apprend. Voici quelques indications:

L'argent disponible et le montant que les entreprises devraient avoir sont essentiels pour gérer une entreprise de manière rentable. Le montant de trésorerie disponible dans les tiroirs-caisses en est un élément essentiel. Les détaillants doivent avoir suffisamment d'argent liquide dans le tiroir pour permettre à un employé d'effectuer un quart de travail complet. 

Attribuer une personne par tiroir-caisse

Vous pouvez vous en sortir avec un tiroir-caisse sur tout l'étage, mais ce n'est pas recommandé. Plus vous avez de personnes qui utilisent votre tiroir-caisse à la fois, plus il est difficile d'identifier qui est responsable lorsque les comptes sont insuffisants.

Lorsque vous avez un employé qui gère chaque tiroir, vous pouvez accroître la responsabilité. Oui, vous pourriez être enclin à faire confiance à votre personnel et vous avez raison. On peut faire confiance à la plupart des employés. Mais vous avez aussi une entreprise à exploiter, et le vol d'employés se produit. Il est logique de tenir les employés responsables de la gestion des espèces. Vous vous assurerez des décomptes précis à la fin de chaque quart de travail et rencontrerez moins de problèmes sur la route.

Comptez les espèces en début de journée

Beaucoup supposent que le comptage des espèces ne se produit que lorsque vous équilibrez le tiroir-caisse à la fin de chaque journée.

Faux.

Il est important de commencer chaque jour en sachant ce qu'il y a déjà dans la caisse. Vous avez besoin d'une base de liquidités saine dans votre caisse enregistreuse au début de chaque journée pour vous assurer d'en avoir suffisamment pour couvrir vos opérations. C'est encore un autre exercice d'équilibre. Trop peu et vos employés pourraient finir par manquer de liquidités au milieu de leur quart de travail et causer des retards. Trop et vous augmentez le risque de vol d'employés.

Remarque: il est judicieux de vous assurer que vous disposez également de la bonne taille de tiroir-caisse.

Déposer de l'argent pendant les quarts de travail

Pendant un quart de travail chargé, il est normal que le registre soit un peu désorganisé, avec trop de $20 et pas assez de singles, ou vice versa. Ranger régulièrement le tiroir-caisse tout au long de la journée peut vous aider à vous assurer que votre registre est sain au moment du décompte final.

Déposez de l'argent pendant les périodes de ralentissement afin d'avoir suffisamment de fonds en main lorsque les affaires reprennent et comptez ce qui est présent. Assurez-vous de supprimer la différence de votre décompte du matin, de peur de finir par compter deux fois. C'est également utile si deux personnes sont présentes pour ce processus. Cela permet d'assurer une meilleure précision et une plus grande responsabilité.  

Tirez ensuite le rapport de point de vente pour chaque tiroir

Que vous équilibriez votre tiroir-caisse à la fin de chaque journée ou à la fin de chaque quart de travail, vous aurez besoin de données précises pour comparer vos décomptes. Tirez le rapport du point de vente chaque fois que vous fermez le tiroir-caisse. Sortez le tiroir et retirez-vous dans un endroit discret du magasin pour compter. Vous devrez vérifier minutieusement les décomptes, alors assurez-vous de vous donner suffisamment de temps.

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Comptez l'argent de chaque tiroir dans un endroit discret

Commencez par effectuer le décompte physique. Additionnez la somme totale de toutes les pièces, billets et reçus PDQ, et comparez ces chiffres au total du rapport. Il n'est pas inhabituel d'avoir une petite pénurie de liquidités ou un petit écart. Souvent, avec un deuxième compte, ceux-ci disparaîtront. Si aucune erreur n'a été commise lorsque les employés ont donné leur monnaie aux clients, tout devrait s'additionner.

Identifier et résoudre les écarts

Cependant, si vous constatez une pénurie majeure, vous voudrez revoir les données de votre point de vente. La plupart des écarts sont causés par une simple erreur humaine et ne sont pas néfastes. Recherchez les pénuries et les excédents. Les excédents signifient que les clients ont probablement été manqués, ce que vous voudrez peut-être examiner, au cas où vous auriez besoin d'offrir à certains employés une formation supplémentaire. D'autres écarts pourraient signifier que de l'argent a été perdu, volé ou mal compté.

Pour résoudre ce problème, effectuez un recomptage de toutes les espèces, chèques, coupons et reçus de carte de crédit. Si vous manquez de temps, enregistrez-vous deux fois autour de la caisse et de votre tiroir-caisse pour les reçus manquants. Passez en revue vos transactions de point de vente pour voir si vous pouvez repérer tout ce qui pourrait manquer, comme des reçus. C'est aussi une bonne idée de vous assurer que vous avez quelqu'un qui peut enregistrer les écarts de trésorerie sur les déclarations de profits et pertes des petites entreprises.

Enregistrer les transactions du tiroir-caisse

Cependant, si vous constatez une pénurie majeure, vous voudrez revoir les données de votre point de vente. La plupart des écarts sont causés par une simple erreur humaine et ne sont pas néfastes. Recherchez les pénuries et les excédents. Les excédents signifient que les clients ont probablement été manqués, ce que vous voudrez peut-être examiner, au cas où vous auriez besoin d'offrir à certains employés une formation supplémentaire. D'autres écarts pourraient signifier que de l'argent a été perdu, volé ou mal compté.

Pour résoudre ce problème, effectuez un recomptage de toutes les espèces, chèques, coupons et reçus de carte de crédit. Si vous manquez de temps, enregistrez-vous deux fois autour de la caisse et de votre tiroir-caisse pour les reçus manquants. Passez en revue vos transactions de point de vente pour voir si vous pouvez repérer tout ce qui pourrait manquer, comme des reçus. C'est aussi une bonne idée de vous assurer que vous avez quelqu'un qui peut enregistrer les écarts de trésorerie sur les déclarations de profits et pertes des petites entreprises.

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