Guide d'achat des logiciels et systèmes de PDV

Investir dans un système de point de vente (POS) est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre entreprise, mais avec autant d'options sur le marché, comment déterminez-vous le matériel et les logiciels POS qui conviennent le mieux à vos besoins commerciaux et à votre budget?

Ce guide peut vous aider à trouver le bon système de PDV pour votre entreprise.

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Étape 1: définir les besoins de l'entreprise

Personne ne veut perdre du temps et de l'argent sur une solution POS qui manque des capacités nécessaires ou qui a des fonctionnalités inutiles qui augmentent le prix. Pour éviter d'acheter un système qui ne convient pas à votre entreprise, vous devez identifier les défis spécifiques que vous devrez relever avec votre nouveau système de point de vente.

Vous pouvez commencer par poser des questions telles que:

  • Les affaires souffrent-elles parce que les clients doivent souvent faire la queue au POS?
  • Les acheteurs quittent-ils fréquemment votre établissement les mains vides parce que vous n'avez pas la marchandise souhaitée?
  • Passez-vous trop de temps à gérer des employés ou essayez-vous de savoir pourquoi votre volume de ventes ne correspond pas souvent à vos niveaux de stock?
  • Voulez-vous attirer de nouveaux clients?

Les réponses vous aideront à identifier les points douloureux que vous souhaitez éliminer et les objectifs que vous souhaitez atteindre avec un nouveau système de point de vente. Considérez également le temps que vous passez sur les tâches liées aux opérations et si vous avez besoin du système POS pour automatiser les processus. Vous pouvez également vous demander si vous avez besoin du système de point de vente pour soutenir des initiatives qui peuvent aider à développer votre entreprise.

Une fois que vous avez clairement identifié les besoins de votre entreprise, recherchez les fonctions POS qui y répondent. La liste des fonctions dont vous avez besoin pour votre nouveau système vous aidera à réduire le champ des choix lorsque vous magasinez pour un nouveau système de point de vente. Les solutions que vous envisagez sont susceptibles d'avoir un mélange de fonctionnalités «incontournables» et «agréables à avoir»; n'oubliez pas de vous concentrer sur ce dont vous avez besoin, ce qui peut vous aider à minimiser le coût du système. «Plus» n'est pas nécessairement mieux quand il s'agit de solutions technologiques.

Étape 2: définir un budget

Décidez combien votre entreprise peut se permettre de dépenser pour un système de point de vente. Selon la plupart des comptes, l'investissement moyen de l'industrie dans les systèmes de PDV représente 2 à 3% du volume annuel des détaillants et 1 à 1,5% du volume annuel des restaurateurs. Tenez compte des coûts permanents, tels que la maintenance / mises à jour logicielles, la maintenance matérielle et le support technique.

Renseignez-vous sur les options de paiement. Le financement peut être disponible pour aider à l'investissement en capital considérable que vous ferez. Vous pouvez également être en mesure de louer ou de louer à bail du matériel de point de vente, ce qui peut minimiser les coûts initiaux, mais peut augmenter le coût total du système. Une autre option à votre disposition peut être une offre POS-as-a-Service, qui fournit votre système, ainsi que des mises à jour logicielles et des mises à niveau du système, moyennant des frais d'abonnement pour utiliser (plutôt que posséder) le système.

Lorsque vous choisissez parmi ces options, tenez toujours compte du coût total de possession (TCO) et du retour sur investissement (ROI). Le prix d'un système de point de vente complet peut sembler élevé, mais n'oubliez pas les économies financières qu'un tel système produira tout au long de son cycle de vie en réduisant les dépenses de main-d'œuvre, en améliorant le contrôle des stocks, la précision des commandes et le suivi des espèces, et en mettant un couvercle sur rétrécissement. Un système de PDV complet contribuera également à augmenter les ventes en facilitant un engagement client efficace et un meilleur service client, ainsi qu'en vous donnant un aperçu en temps réel de tous les aspects de votre opération.

Étape 3: Acheter des logiciels

En examinant vos options, vous constaterez que tous les solution logicielle est compatible avec tout le matériel POS. La sélection de votre logiciel en premier vous évitera d'être limité dans ses fonctionnalités.

Il existe différents types de logiciels parmi lesquels vous pouvez choisir:

  • Originaire de. Le logiciel POS natif est installé sur votre matériel POS. Il est plus facile à personnaliser qu'un logiciel basé sur le cloud.
  • Logiciels basés sur le cloud (Software-as-a-Service ou SaaS). Dans un modèle SaaS, le logiciel est livré via le cloud et vous le payez sur une base d'abonnement mensuel. En outre, les logiciels basés sur le cloud sont accessibles à partir de n'importe quel endroit où se trouve une connexion Internet, ce qui vous offre une visibilité et un contrôle améliorés sur vos opérations. La personnalisation de ce type de logiciel peut être difficile.
  • Logiciel hybride. Ce logiciel peut être exécuté en ligne dans le cloud ou hors ligne.

Il peut être utile de rechercher les types de logiciels POS utilisés par d'autres entreprises comme la vôtre. Découvrez par le biais de références ou de critiques si ces détaillants ou restaurateurs sont satisfaits du type de solution, des fonctionnalités qu'elle offre et des avantages que les solutions offrent à leurs entreprises.

Il peut également être utile de se renseigner sur les fournisseurs de logiciels de PDV qui fournissent le logiciel, d'obtenir des informations sur le niveau de service client qu'ils fournissent et leur expérience de travail avec des entreprises de votre marché ou de votre industrie. Vérifiez également si le fournisseur est une entreprise établie - une entreprise qui n'est pas susceptible de fermer ses portes et de vous laisser sans assistance pour votre système.

Une fois que vous avez créé une liste de solutions POS à considérer pour votre entreprise, il est temps d'organiser des démonstrations. L'utilisation de la solution vous-même vous donnera une idée de la facilité avec laquelle vos employés pourront apprendre, utiliser efficacement et découvrir si elle soutiendra vos opérations. Il peut être utile de comparer côte à côte des fonctionnalités similaires pour arriver à une évaluation précise de la meilleure solution pour votre entreprise.

Étape 4: Trouver du matériel compatible

Le logiciel POS que vous choisissez dictera le matériel POS que vous pourrez utiliser. Dans de nombreux cas, cependant, il y aura toujours un certain nombre d'options à choisir. Certains des choix que vous devez faire sont liés à la façon dont vos employés utiliseront le système. Par exemple:

  • Quelle est la méthode de saisie préférée? Certains opérateurs préfèrent les claviers ou une interface de numérisation pour la saisie de données POS, tandis que d'autres préfèrent une interface à écran tactile qui facilite la saisie de données plus rapide et une formation plus facile pour les nouveaux employés.
  • Allez-vous utiliser un point de vente mobile? La fonctionnalité de point de vente sur une tablette ou un autre appareil mobile peut vous donner une autonomie de ligne, une assistance dans l'allée et des capacités de paiement à la table qui peuvent grandement améliorer l'expérience client. Vos options incluent l'ajout de PDV mobile à un système stationnaire traditionnel ou l'utilisation de PDV mobile seul.
  • Quels périphériques sont nécessaires? Vous devez considérer imprimantes, tiroirs-caisses, blocs NIP, lecteurs de cartes de paiement et lecteurs de codes-barres, et sélectionnez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins.
  • Accepterez-vous toutes les formes de Paiement? Assurez-vous que votre nouveau système donne à vos clients la possibilité de payer selon leurs méthodes préférées. Maintenant que les États-Unis migrent vers les paiements EMV, tous les nouveaux systèmes de point de vente devraient pouvoir accepter les paiements par carte à puce. Le non-respect de cette consigne peut entraîner la responsabilité des frais de carte de paiement frauduleux. Tenez également compte des tendances qui indiquent les nouveaux types de paiement. L'utilisation du portefeuille mobile, par exemple, gagne du terrain. Pour accepter les paiements de ce type, vous aurez besoin de solutions POS qui incluent la technologie de communication en champ proche (NFC).
  • Quelle conception de terminal préférez-vous? Une conception de terminal de point de vente traditionnel peut bien fonctionner pour votre entreprise. Si l'espace au comptoir de caisse est limité, cependant, vous voudrez peut-être envisager une solution plus ergonomique avec un encombrement plus petit, comme un configuration tout-en-un qui intègre des périphériques de base (par exemple, des imprimantes, des tiroirs-caisses, des lecteurs de cartes de crédit, des blocs NIP et des écrans client) ou un système de point de vente pour tablette. Vous trouverez également des options esthétiques et qui ne nuisent pas à la décoration d'un magasin ou à l'ambiance d'un restaurant.

Tout comme vous l'avez fait avec les fournisseurs de logiciels, découvrez tout ce que vous pouvez sur les fournisseurs de matériel POS. Lisez des références et des critiques, et parlez à d'autres entreprises - de préférence similaires aux vôtres - qui utilisent leurs solutions. Assurez-vous également que l'entreprise fournit des garanties et un support technique.

Besoin d'aide pour naviguer dans ce processus?

Le choix d'un nouveau système de point de vente est une décision importante et rechercher correctement vos options et trouver les bonnes solutions peut prendre beaucoup de temps. Heureusement, les revendeurs à valeur ajoutée spécialisés dans les systèmes POS pour vente au détail et Restaurants sont prêts à vous aider lorsque vous tenez compte des besoins et des défis commerciaux auxquels un système de point de vente peut répondre, définissez un budget et sélectionnez des solutions adaptées à votre entreprise. Ils vous aideront également à déployer le nouveau système et à fournir une formation et un support technique.

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